sábado, 5 de agosto de 2017

A prática da qualidade em gestão de projetos - uma abordagem reflexiva

Entregar produtos e serviços de qualidade é hoje um dos maiores desafios de um gerentes de projetos, se você se colocar na posição de consumidor, você perceberá facilmente quanto isto é difícil. Por exemplo em uma restaurante ao pedir um prato, ao ligar para o call center , percebe agora?

O melhor momento para corrigirmos o problema é um bom plano de qualidade muito bem executado, isto pode parecer óbvio para o leitor, mas queria convidá-lo a refletir sobre este tema.

Há vários tipos de verificação aplicáveis em diferentes circunstâncias. Nós podemos dividi-las em três tipos básicos: revisão inspeção e teste; podemos revisar documentos escritos, inspecionar ou testar componentes, produtos e serviços.

Quanto mais cedo no processo eliminarmos o erro, melhor, este é o princípio essencial da gestão de qualidade. 

FASE
EXECUTAR UM BOM TRABALHO PARA CORRIGIR O ERRO
VERIFIQUE, BUSQUE E CORRIJA O ERRO
RAZÃO
1:10:
100
CONSEQUÊNCIA NO PRAZO
CONSEQUÊNCIA NO CUSTO
CONSEQUÊNCIA NO CLIENTE
Planejar
Faça certo na primeira vez

1
Melhor Opção
Melhor Opção
Menos erro maior satisfação

Revise os planos o mais cedo possível
1
Pode atrasar o início da execução
Relativo baixo custo, erros são mais fáceis de serem corrigidos no planejamento do que execução
Menos erro maior satisfação
Construir
Faça um bom trabalho de construção

10
Mantenha as entregas no prazo
10 vezes mais caro por erro, mas melhoria contínua pode economizar um bom valor
Cliente pode não enxergar o erro, mas este aumento de custo poderá ser repassado para ele

Verificar o trabalho produzido
10
Pode atrasar a entrega
As despesas podem aumentar ao final da construção e diminuir o retorno sobre o investimento
Cliente provavelmente irá receber a entrega atrasada e, este aumento de custo poderá ser repassado para ele
Entregar
Cliente receberá o erro, nós corrigimos

100
Tempo do reparo para o cliente
Necessidade de manter uma equipe grande de serviços para evitar perda futura de negócios
Incômodo para o cliente, o custo pode ir para ele ou o cliente dele ficar insatisfeito

Cliente receberá o erro, nós não corrigimos
100
Tempo para vários esforços de correção
Necessidade de manter uma equipe muito grande de serviços para evitar perda futura de negócios, perda da reputação, custos legais
Incômodo para o cliente, o custo pode ir para ele ou o cliente dele ficar insatisfeito Cliente insatisfeito com produto e empresa

Tabela 1- Fonte Harold Kerzner 

A melhor opção é com uma boa especificação dos requisitos, arquitetura e desenho, nós podemos prevenir os erros, todos eles de única vez. Portanto a prevenção é a opção menos custosa.
Na ordem de tempo e custo, segue seis maneiras para você e sua equipe tratarem o erro:

  • Faça certo da primeira vez: invista esforço prioritariamente na definição de qualidade, planejamento e desenho, desta maneira o produto ou serviço estará livre de erros assim que possível desde o início,
  • Encontre os erros nas revisões do plano: nós deveríamos investir grande parte de nosso esforço de gestão de qualidade na revisão, idealmente revisão estruturada dos planos e documentação,
  • Executar um bom trabalho de execução- se nós trabalhamos como equipe assegurando que os pré-requisitos do cliente foram verificados, equipamento funcionando corretamente e, as pessoas estão seguindo os procedimentos, nós minimizamos o desperdício,
  • Verificando o trabalho produzido – deveríamos incluir todas as formas de inspeção e testes, com a correção destes erros nós evitamos que eles cheguem ao cliente,
  • Permitir que o cliente receba o erro e, executar um bom trabalho de correção – o cliente terá que lidar com a frustração do erro, mas nós faremos um bom trabalho e suporte através da garantia, planos de suporte e um serviço de alta qualidade prestado por nós através dos Executivos de Serviços (Service Deliveries),
  • Permitir que o cliente receba o erro e, não executar o trabalho de correção - neste caso o cliente paga o preço, e nós certamente iremos perdê-lo, além da perda de reputação e possíveis ações judiciais.
 Vamos entender os três métodos básicos de verificação:


Revisão – é o processo de comparar um documento, como por exemplo as especificações de requisitos ou o desenho padrão ou os requisitos de governança ou os resultados requeridos pelo document. Revisões podem ser formais ou bem detalhadas ou elas podem ser informais e pobres. Geralmente, o esforço de revisões formais se pagam, porque significa mais erros o mais cedo possível no processo,




Inspeção – é o ato de examinar os atributos (características) de um produto,serviço ou componente comparando contra sua especificação, algumas delas são bem simples outras envolvem especificações mensuráveis onde nós determinamos se os atributos estão dentro dos níveis de tolerância.





Controle Estatístico da Qualidade – caso especial de inspeção onde nós testamos somente uma amostra do produto e extrapolamos isto através de métodos estatísticos,


  • Teste – é o processo de executar alguma atividade como o produto, serviço ou componente e ver o que acontece. Alguns testes chave incluem desenho de experimentos (DOE), custo de teste e tipo de teste. Os testes devem ser desenhados para verificar o máximo número de funções no menor custo possível




Verificação não é suficiente, depois de verificar, precisamos descartar o item defeituoso, ou trabalhar  para corrigi-lo em seguida verificar novamente para garantir que ele passe no teste desta vez, e ainda passe em todos os testes anteriores. Muitas vezes, quando estamos com pressa ou sob pressão para para entregar no prazo - nós observamos erros na verificação. O custo disso é enorme em valores financeiros, vendas perdidas e reputação da empresa com seus clientes e seus funcionários.


É fácil dizer que nós queremos eliminar todos os erros e entregar produtos e serviços com defeito zero para nossos clientes. É muito difícil atingir isto e, pode não ser a melhor coisa a fazer.  Em certos ambientes de negócio onde é ser completamente livre de erros é fundamental quando:
  • há vidas em risco, 
  • as chances de encontrar um erro mais tarde é baixa e os custos da falha é alto, por exemplo na indústria aeroespacial
  • o custo da troca é muito alto, por exemplo , trocar as lentes do telescópio especial Hubble
  • a reputação esta em jogo, por exemplo um artista de alto nível que não pode errar.

Quando realizamos uma verificação, o maior erro que podemos fazer é ignorar os resultados, permitindo que o erro avance no projeto chegando até mesmo no cliente. Em vez disso, podemos usar as informações para eliminar o erro, e também podemos usar as informações para evitar no futuro ocorrências de erros semelhantes e similares.

quarta-feira, 19 de abril de 2017

O papel da liderança em gerenciamento de Projetos segundo o APMBOK

O APMBOK  (APM Body of Knowledge) é o guida de conhecimento de projetos que é mantido pela APM - Association for Project Management na sua 5 edição ele continha 52 áreas de conhecimento cada uma delas cobrindo um tópico que são distribuídas nas seguintes seções:




  1. Contexto de Gerenciamento de Projetos
  2. Planejando a Estratégia
  3. Executando a Estratégia
  4. Técnicas
  5. Negócios
  6. Organização e Governança
  7. Pessoas e a profissão

A versão atual do APMBOK é a número seis e você pode adquirir mais conhecimento neste link


O tópico que gostaria de compartilhar com voces pertence a seção 7 que trata de Pessoas e Profissões onde segundo o APMBOK um dos importantes fatores de sucesso para a entrega do projeto cujo tema é  LIDERANÇA.


Não é atividade fácil e nunca será, embora este guia te ajude com algumas dicas bem interessantes:


Liderança é a habilidade de estabelecer visão e direção, influenciar e alinhar as pessoas envolvidas para uma única direção pelo propósito comum, emponderando e inspirando as pessoas a atingirem o atingirem os objetivos do projeto com sucesso.


  • Manter o promover a visão do projeto , isto é, de forma contínua
  • Criar um ambiente que suporte o trabalho em equipe, de maneira efetiva !
  • Mantenha a moral dos membros da equipe sempre alta, inspire-os mesmo nos momentos mais difíceis eles precisam buscar oportunidades nesta situação buscando motivar a equipe ao invés de ameaça
  • Líderes precisam de seguidores e também precisam ser liderados
  • A liderança deve passar por todos os níveis da equipe do projeto de forma vertical, a consequência positiva disto é que desta forma a equipe que esta sendo liderada e liderando algo quando for desmobilizada do projeto irá perpetuar esta cultura em sua área de origem, já pensaram nisto ?
  • Outro ponto importante o líder precisa dar e receber feedback de forma contínua e deve encorajar este comportamento em todos, ele tem interesse nos projetos e nas pessoas e celebrar os resultados.
E,por fim estas dicas devem ser executadas durante todo o ciclo de vida do projeto, principalmente em seu início onde a influência dos interessados no projeto é muito grande.



#ficaadica




Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®
rosamilha@gmail.com


quarta-feira, 15 de março de 2017

O Tema Risco em Prince 2

O tema Risco procura enfatizar a necessidade de identificar, avaliar e controlar as incertezas e aumentar a capacidade do projeto de ter sucesso e atingir seus objetivos.

Os riscos são inerentes aos projetos porque os projetos sempre trazem mudanças nos modelos atuais de operação. As mudanças por sua vez produzem incertezas em relação ao estado anterior.

Apesar da conotação negativa natural da palavra, a ocorrência do risco poderá produzir efeitos negativos ou positivos aos objetivos do projeto, que normalmente estão associados a prazo, custo, qualidade, escopo e benefícios. Sendo assim, de acordo com o tipo de impacto (negativo ou positivo) o risco pode ser classificado como:

  • Ameaça, quando a incerteza traz consequências negativas aos objetivos do projeto diminuindo ou eliminando as suas chances de sucesso. 
  • Oportunidade, quando o risco traz um impacto favorável ao projeto, ajudando-o a atingir seus objetivos.
De acordo com a classificação do risco (ameaça ou oportunidade), serão definidas ações ou respostas que o projeto utilizará para combater ou maximizar as chances do risco ocorrer. 

No PRINCE2®, o Gerenciamento de Riscos administra as incertezas do projeto de maneira que se tenha a prévia identificação, avaliação e controle destas incertezas para que as mesmas não venham a impactar negativamente as entregas do projeto. Ao mesmo tempo, busca maximizar as chances de ocorrência dos riscos com impactos positivos.

O Gerenciamento de Riscos é aplicado em todos os estágios do projeto e, ao longo de sua condução, busca entender as causas, a probabilidade, o impacto, a oportunidade (quando houver) e a melhor ação de resposta aos riscos.

Com a correta aplicação do Gerenciamento de Riscos é possível tomar melhores decisões e eliminar custos desnecessários ao projeto.


O Gerenciamento de Riscos no PRINCE2® aplica de forma sistemática uma série de procedimentos para tratar os riscos. A eficácia destes procedimentos exige o completo mapeamento dos riscos de forma que eles sejam:
  • Identificados, para descrever claramente todos os riscos mapeados e garantir que haja o entendimento comum sobre eles;
  • Avaliados, para compreender fatores como probabilidade estimada, impacto e iminência dos riscos identificados, além de entender o nível geral do risco do projeto
  • Controlados, para administrar as respostas necessárias aos riscos e os responsáveis pelas respostas, e monitorar os resultados destas respostas.

A Estratégia de Gerenciamento de Riscos deve ser desenvolvida para o projeto considerando as normas e processos corporativos ou do programa que estejam relacionados ao tema. Isso significa que se a empresa que executa o projeto possui normas ou procedimentos estabelecidos para tratamento de riscos, estes devem ser considerados na Estratégia de Gerenciamento de Riscos do Projeto.

Outro fator importante no processo de Gerenciamento de Riscos é o nível de tolerância da organização do projeto. Este nível de tolerância também deverá ser documentado na Estratégia de Gerenciamento de Riscos com o objetivo de identificar os níveis aceitos de exposição que a organização considera aceitável. Por regra, sempre que for ultrapassado este nível de tolerância, serão produzidos Relatórios de Exceção para a tomada de decisão do Comitê Diretor do Projeto sobre como lidar com o risco. 

Ao contrário da tolerância, o apetite da organização pelo risco define o nível de disposição em assumir riscos para atingir os objetivos do projeto.

Há muito muito mais para ser escrito sobre este tema !!
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A segunda edição de meu livro de Guia Preparatório para Certificação Prince2® já esta disponível para venda aqui:




quinta-feira, 23 de fevereiro de 2017

A importância do Gerente de Projetos!!!

A importância do Gerente de Projetos!!!

Por Marco Henrique Jacomini

Muitas pessoas ainda não conseguem perceber a importância dos Gerentes de Projetos atuando nas empresas e - consequentemente - nos projetos. Vez por outra, ao perceber este sentimento nas pessoas, costumo questioná-las e sempre recebo as mesmas respostas, do tipo:
·        Acho que os GPs só servem para cobrar as atividades, cronogramas; ou
·        Não podem me ver que já veem com as cobranças; ou ainda
·        Não conhecem nada tecnicamente e querem direcionar nosso trabalho...

Enfim, são muitas as respostas (vagas) ouvidas...

Dia desses, ao perguntar isso a um dos líderes técnicos de um dos projetos que estou gerenciando, ouvi dele que depende muito do GP e que em alguns casos, ele conseguia ver valor no trabalho deste professional. Aí, obviamente, aproveitei e pedi a ele que fizesse um exercício mental bastante simples e rápido, imaginando como seria aquele projeto no qual estávamos trabalhando juntos (um projeto bastante difícil - por sinal, e que estava acabando de sair de um período de crise) sem minha atuação... Comecei a elencar a ele as atividades todas que, como líder técnico, ele teria que fazer, tais como:
·        Cuidar da comunicação com os Stakeholders, que são muitos, brigam e disputam pacas entre si e "sobem a temperatura" o tempo todo;
·        Entregar os Status Reports diariamente, preenchendo o que foi feito X o que deveria ter sido feito e as próximas atividades;
·        Atualizar o cronograma do projeto, extraindo os dados para os indicadores da nossa Diretoria;
·        Pensar e providenciar tudo o que é necessário para uma atividade técnica ocorrer sem surpresas ou impedimentos, como atendimento aos requisitos do cliente, liberação da entrada do time, alimentação, formalizações, comunicados e principalmente, enfrentar o cliente e a nossa diretoria quando algo não sai como o esperado;
·        Negociar melhores condições para o time do projeto poder fazer suas entregas conforme planejado;
·        Manter o Escopo do Projeto, senão todo mundo pede um montão de coisas não previstas;
·        Garantir a qualidade das entregas, validando, validando, validando e perguntando, perguntando, perguntando e perguntando e colhendo opiniões de terceiros, etc, etc e etc.
·        Negociando a equipe para atuar no projeto e gerenciando esta equipe, cuidando de todos, fazendo os famigerados feedbacks e os defendendo dos "ataques";

Enfim, daria para escrever uma lista imensa, mas isso já o deixou muito reflexivo, o levando a me dizer que nunca havia olhado sob esta ótica e que a partir de então, mudaria sua postura quanto aos Gerentes de Projetos...

Em resumo, quando o Gerente de Projetos não faz seu trabalho direito, todos sofrem:
·        O cliente - porque não recebe o que comprou no prazo e custos acordados e com a qualidade esperada;
·        O empregador -  porque acaba sempre tendo custos extras com despesas operacionais, horas extras, salários adicionais com alocações suplementares e - principalmente - com a insatisfação de seus clientes, gerando perdas de futuros negócios;
·        Os parceiros - porque acabam sendo prejudicados de forma "solidária" com a bagunça que quase sempre acaba se formando;
·        E a equipe do projeto, que trabalha muito mais, perde oportunidades de descanso, se estressa muito além do aceitável e ainda acaba sendo culpada pelos problemas - obviamente - junto do GP.

É isso... Os GPs devem entrar em cena para fazer o "espetáculo" dar certo e para todos serem aplaudidos no final, mas para isso, vão precisar de "atores" engajados, bons tecnicamente e que confiem na sua condução... Quando todos fazem sua parte, todos ganham!


E bons projetos a todos!

Marco Henrique Jacomini
http://www.linkedin.com/in/mhjacomini/

A prática da qualidade em gestão de projetos - uma abordagem reflexiva

Entregar produtos e serviços de qualidade é hoje um dos maiores desafios de um gerentes de projetos, se você se colocar na posição de cons...