sábado, 15 de outubro de 2016

Registro de Questões do Projeto - Preciso disto ?

Caro Gerente de Projetos, de nada adianta um bom plano de comunicação, um cronograma detalhado das atividades e um escopo formalmente aprovado e assinado pelo cliente com comprovação de DNA, se voce não controlar e monitorar as preocupações de seu cliente.
Aprendi que, o que não esta escrito (o famosos comentario dele no cafezinho, na mesa do almoço ou mesmo em conversas informais com os interessados no projeto) que estas "preocupações" se tornarão e, pode acreditar nisto na maior dor de cabeça que voce terá em seus projetos Não adianta ficar de "mimimi" dizendo:

- Mas eu mandei email e ele não re retornou ..
- Não foi isto que ele disse , como constatado na Ata de Reunião...
- Poxa assim fica difícil, ele me disse outra coisa no dia do kick off..

Pois é bem vindo, no final do dia voce continua sendo o único responsável pela liderança da equipe e entrega do projeto....Já vi vários gerentes de projetos sofrerem com isso porque simplesmente ignoram o perigo..São exemplos de issues: falhas em um equipamento, bugs no sistema, falta de um membro da equipe pelos mais diversos motivos, desconhecimento sobre um determinado item do escopo, mudanças solicitadas fora de hora, perda de um fornecedor importante e muito mais! Viu como as questões podem ser de diversas naturezas? Dessa forma, você pode ter problemas tanto de ordem técnica, quanto de gestão ou de recursos, por exemplo. É uma lista bem extensa de possibilidades!

Então como ajudá-lo a resolver esta questão ?

Utilizando-se da melhor prática que esta no Pmbok e também na metodologia Prince2, utilize-se do Registro de Questões de Projeto ou Log Issues.

Documentar cada problema e monitorar as ações necessárias com responsáveis e datas é a melhor forma de solucionar os problemas de forma eficiente e ágil. O Registro de Issues é utilizado para capturar e manter informação sobre todos os issues que são gerenciados formalmente. 

De modo assertivo e prático, o Registro de Issues é composto por:


É bem auto explicativo, não acha?  Vou ajudá-lo:

  • Número - Um número sequencial de referencia que voce possa se utilziar para rastrear o item
  • Tipo de Preocupação - campo que te permita agrupar seus issues como : Escopo, Qualidade, Custo, Recursos, etc..
  • Data Menção - Quando este issue foi mencionado e por quem (Mencionado por)
  • Autor- Nome de quem registrou o issue na planilha
  • Descrição - Detalhamento com as características da preocupação
  • Prioridade -  É sua classificação quanto à visibilidade para o projeto que pode
  • Muito Importante, 
  • Importante,
  • Pouco Importante,
  • Severidade - É sua classificação quanto ao impacto do projeto que pode ser:
  • Alta,
  • Média ou 
  • Baixa.
  • Situação- Se este issue esta em:
  • Aberto, 
  • Sendo Tratado ou,
  • Encerrado
  • Data Ultima Atualização - Quando foi a última vez que ele foi atualizado
  • Data Fechamento - Quando o issue foio encerrado



Lindo não é, ainda não, um registro de issues é apenas para lembra-lo que voce tem uma preocupação que dever ser tratada ! Imagine se voce tiver cêrca de 50 issues,,,qual tratar primeiro, pois é voce como Gerente de Projetos deve priorizá-los e com eles criar um PLANO DE AÇÃO , pensando nisso , se voce clicar na palavra ao lado voce aprenderá como fazê-lo.

Não esqueçam, o que não esta nos autos não esta na vida, presta atenção e boa sorte !!

E como diz meu colega Tiago Reis:

"Encontrar a pessoa certa para gerenciar as issues e manter o controle das ações desenvolvidas nem sempre é tarefa fácil, certo? Assim, é preciso ter a confiança de que todas as questões serão tratadas de acordo com seu nível de importância, de modo que, dentro dos prazos estipulados, todos os problemas estejam devidamente solucionados. "

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