Como gerenciar as partes interessadas dentro da Metodologia PRINCE2® - Parte I

Um dos grandes desafios dos gestores de projetos é gerenciar as expectativas das partes interessadas, entende-se como interessados como os envolvidos no projeto, que podem contribuir para seu sucesso, fracasso ou mesmo estarem neutros.  Muitos de vocês já passaram por diversas situações em que nos sentimos completamente impotentes quando temos que acomodar todos no projeto. É parte do processo na minha opinião juntamente com a liderança do projeto e comunicação efetiva estes 3 pilares são fundamentais para um projeto de sucesso e que devem ser continuamente endereçados.

A pergunta que nos incomoda muito é:

Como responder à estas questões referentes as partes interessadas e atendê-los com sucesso?

Dentro da metodologia PRINCE2^® há um tema bem interessante que gostaria de abordar, é o tema Organização, assim como os demais temas do PRINCE2^®, busca responder às questões relevantes que vão suportar um melhor desempenho na condução dos projetos. No caso deste tema a questão é: 

“Quem? ”, ou seja, quem serão os envolvidos no projeto, quais serão as pessoas que precisam fazer parte do projeto.

Neste artigo dividido em 2 partes irei abordar este tema.

O propósito deste tema é identificar claramente todas as partes interessadas no projeto e estabelecer uma estrutura organizacional que represente o projeto através do mapeamento de pessoas e das respectivas responsabilidades.

Para que este mapeamento seja eficaz é preciso considerar que todas as áreas estejam representadas: do negócio, dos usuários, dos fornecedores e de quaisquer outros grupos envolvidos.

O PRINCE2^® recomenda que para uma gestão adequada, a equipe de gerenciamento do projeto precisa:

      

• Que as partes interessadas tenham representantes de todas as áreas: negócio, usuários e fornecedores.
• Assegurar a governança, e estabelecer responsabilidades de forma que não haja sobreposição ou falta de função para o direcionamento e entrega dos produtos do projeto, além de especificar de forma objetiva o resultado alto nível.
• Rever as atuações no projeto e corrigir as funções para assegurar que as atuações sejam eficientes.
• Elaborar estratégias para dar visibilidade e velocidade no fluxo de comunicação para criar agilidade nas decisões de todas as partes interessadas no projeto.

O objetivo final do projeto sempre deverá estar alinhado aos interesses das partes interessadas ou stakeholders. É muito importante que as necessidades e os interesses destas partes sejam compreendidos e atendidos para garantir o sucesso do projeto.

O PRINCE2^®, suportado pelo princípio “Papéis e Responsabilidades Definidos”, classifica em três principais categorias as partes interessadas no projeto:

• Negócio
• Usuários
• Fornecedores

Do ponto de vista do Negócio, o pré-requisito é garantia de que os produtos entregues pelo projeto estejam aderentes às necessidades da estratégia da organização, justificando o investimento realizado no projeto. Adicionalmente, uma saudável relação custo-benefício também deve ser observada.

Neste contexto, o Executivo tem a responsabilidade de garantir que o projeto atenda às necessidades especificadas pelo negócio.

Na perspectiva dos Usuários, os interesses estão focados na garantia de que os produtos entregues pelo projeto estejam aderentes aos seguintes aspectos:

• Operação dos resultados gerados pelo projeto e entrega do resultado dos benefícios; 
• Manutenção e suporte às entregas dos produtos do projeto;
• Como as entregas do projeto impactam diretamente os usuários.

Os interesses dos Fornecedores estão fundamentados na necessidade de determinados recursos e habilidades para entregar os produtos previstos no projeto. Eventualmente, os fornecedores poderão ser internos ou externos à organização que está executando o projeto.

Cada um dos representantes das partes interessadas deverá cuidar para que os interesses de seus grupos sejam endereçados durante todo o projeto.

O Comitê Diretor do Projeto deverá ter pelo menos um representante de cada categoria. No caso dos usuários e dos fornecedores, quando houver mais de um, deverão ser definidos os principais envolvidos em cada grupo para que represente os demais membros no Comitê Diretor.

Além das partes interessadas listadas anteriormente pode haver outros grupos que impactam ou são impactados pelo projeto. Além disto, estes grupos podem apoiar ou se opor ao projeto, mesmo que não declaradamente. É extremamente importante identificar estes grupos e garantir que eles estejam dentro da estratégia de comunicação e governança do projeto, e que estejam representados no Comitê Diretor do Projeto.

O nível de sobreposição dos interesses das partes no projeto pode variar conforme o tipo de projeto e o ambiente no qual ele está inserido. Torna-se relevante compreender este ambiente como já prevê o princípio “Adequar ao Ambiente do Projeto” para que esta sobreposição possa ser administrada.

Adicionalmente, pode-se utilizar o termo Cliente para representar os interesses do Negócio e dos Usuários. Esta terminologia é reconhecida pelo PRINCE2^®, mas é preciso observar se no contexto do projeto estes interesses realmente são os mesmos ou se precisam ser declarados separadamente.

Estrutura da Equipe de Gerenciamento do Projeto

A equipe de Gerenciamento do Projeto é estruturada em um primeiro nível pelo Comitê Diretor do Projeto que se fundamenta nas principais categorias de partes interessadas definidas pelo PRINCE2^®. Os seguintes papéis constituem o Comitê: 

• Usuários Principais, representando a categoria Usuários;
• Executivo, representando a categoria Negócios;
• Fornecedores Principais, representando a categoria chamada de Fornecedores.

Cada um destes grupos representa um conjunto de interesses específicos. Quando houver conflito na sobreposição destes interesses será preciso identificar claramente as responsabilidades para que haja representantes diferentes do mesmo grupo, mas que cuidem individualmente de cada grupo de interesses.

Os papéis citados possuem responsabilidades muito bem definidas e, em alguns casos, estas responsabilidades não podem ser compartilhadas ou delegadas. Por exemplo, não se podem compartilhar os papéis de Gerente do Projeto e de Executivo, ou haver mais de uma pessoa designada para cada um desses papéis. Outro aspecto importante é que a responsabilidade de tomada de decisão do Gerente do Projeto ou do Comitê Diretor do Projeto também não pode ser delegada.

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Fique atento na próxima semana publicarei o restante !

Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®rosamilha@gmail.comTwitter: nelsonrosamilhahttp://br.linkedin.com/in/rosamilha