Aplicando Lean Project Management para entregar o projeto com sucesso

Estudos do Standish Group, Gartner Group, Cutter Consortium, Center for Project Management  (Gartner Technologies, 2011) indicam que a taxa de sucesso dos projetos  na média são:

• 23 % dos projetos de software foram entregues com sucesso
• 53 % dos projetos foram completados, mas excederam o prazo/orçamento.
• 24 % dos projetos foram cancelados.

As causas básicas destas falhas são bem conhecidas:

•    Ausência de cultura e maturidade em gestão de projetos
•    Sobrecarga de trabalho do gerente de projetos
•    Organização não adaptada ao projeto
•    Ausência de métodos e procedimentos
•    Papeis e responsabilidades não definidos claramente
•    Informação não flui adequadamente
•    Ferramentas não adaptadas
•    Ausência de priorização de requisitos pelos stakeholders

Embora existam diversos métodos, metodologias e melhores práticas de gestão de projetos, os dados acima demonstram que o caminho a ser percorrido é longo, mas felizmente há alternativa, que irei demonstrar neste post responde esta questão: 

"Como podemos aumentar a taxa de sucesso de um projeto  ?"

Lean Project Management é a adoção de conceitos Lean como Lean Construction, Lean Manufacturing e Lean Thinking no contexto de gestão de Projetos.

A principal filosofia que guia Lean Project Management (Gestão de Projetos Enxuta) é entregar mais valor com menos desperdício no âmbito de gerenciamento de projetos.



Se você pretende se utilizar de Lean Project Management é necessário aprender seus princípios e sua  aplicabilidade em projetos tendo como base sólida e condição fundamental a adoção dos seguintes princípios:

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Os 5 Princípios do Lean Thinking (Mentalidade Enxuta)

Princípio 1 - Valor	O cliente é quem define o que é valor, cabe às empresas determinarem qual é essa necessidade (produtos específicos com capacidades) e, procurar satisfazê-la através de diálogo com os   clientes
Princípio 2 - Fluxo de Valor	O próximo passo consiste em identificar o Fluxo de Valor e dissecar a cadeia produtiva, separando os processos em três tipos: aqueles que efetivamente geram valor; aqueles que não geram valor, mas são importantes para a manutenção dos processos e da qualidade; e, por fim, aqueles que não agregam valor, devendo ser eliminados imediatamente.
Princípio 3 - Fluxo Contínuo	A seguir, deve-se dar "fluidez" para os processos e atividades que restaram. Isso exige uma mudança na mentalidade das pessoas.
Princípio 4 –Produção Puxada	O consumidor passa a Puxar o Fluxo de Valor, reduzindo a necessidade de estoques e valorizando o produto. Sempre que não se consegue estabelecer o fluxo contínuo, conectam-se os processos através de sistemas puxados.
Princípio 5 - Perfeição	A busca pelo aperfeiçoamento contínuo em direção a um estado ideal deve nortear todos os esforços da empresa em processos transparentes, em que todos os membros da cadeia  tenham conhecimento profundo do processo como um todo, podendo dialogar e buscar continuamente melhores formas de se criar valor.

O Sistema Toyota de Produção (TPS) estabelecido em 1956 com a ajuda de especialistas como Joseph Juran (‘Fitness for use’), Philip Crosby (‘Zero defect’) e  William Edward Deming (‘In God we trust, all others bring data’) e combinando diversos métodos e ferramentas como Lean, Total Quality, Preventive Maintenance estabeleceu o“Toyota Way”  em 14 princípios: 

Princípio 1	Tome decisões pensando sempre na filosofia de  longo prazo, mesmo que no início os custos financeiros sejam maiores
Princípio 2	Crie um fluxo contínuo de processos para trazer os problemas a superfície,
Princípio 3	Utilize sistemas de produção puxados pela demanda para evitar superprodução
Princípio 4	Nivele o volume de trabalho,
Princípio 5	Crie a cultura de parar de resolver problemas e fazer certo da primeira vez,
Princípio 6	Padronize tarefas e processos que são a base da melhoria contínua e Empowerment dos funcionários,
Princípio 7	Utilize controles visuais para que “Tudo” seja facilmente visualizado e compreendido,
Princípio 8	Use somente tecnologias confiáveis que sirvam aos processos e às pessoas,
Princípio 9	Faça com que seus lideres conheçam, compreendam e vivam essa filosofia ensinando e servindo de exemplo aos demais,
Princípio 10	Desenvolva  seus colaboradores e equipes para seguirem a filosofia da empresa,
Princípio 11	Respeite seus fornecedores e parceiros oferecendo desafios e auxiliando- os no seu desenvolvimento
Princípio 12	Vá e veja por si mesmo para entender completamente a situação,
Princípio 13	Tome decisões sem pressa, por consenso, considerando todas as opções possíveis e, assim feito, implemente- as rapidamente
Princípio 14	Torne se uma organização de aprendizagem através da reflexão incansável e melhoria contínua,

Na prática, como podemos utilizar cada um destes princípios e agregá-los gestão e execução dos projetos visando assegurar a entrega do projeto com menos desperdício, agregando valor ?

Para facilitar o entendimento e ser mais pragmático montei uma tabela onde na coluna à esquerda estará assinalado o princípio e, à direita a recomendação.

5 Princípios Lean Thinking

Princípio	Recomendação
Princípio 1 - Valor	ü Quem são seus Stakeholders e quem é seu cliente? ü Quais são as necessidades de seu cliente? ü Quais são seus requisitos? ü Qual é a desempenho financeiro  esperado? ü Como satisfazer o cliente? ü Estabeleça a Matriz de Responsabilidades (RASIC), incluindo os stakeholders !
Princípio 2 - Fluxo de Valor	ü Olhe para o projeto como uma cadeia de processos (entradas, processos e saídas), ü Procure pelo conjunto de processos (pacotes de trabalho) dentro deste fluxo de valor ü Busque por elos fracos na cadeia de processos do projeto onde algumas práticas causam mais desperdício na organização ü Elimine os gargalos com a equipe, crie rotinas fortes. ü Foco nas dependências e não nos prazos ü Planeje em detalhes a medida que você se aproxima de executar o trabalho ü Remova as restrições nas tarefas planejadas trabalhando como equipe ü Prometa apenas o que pode ser cumprido
Princípio 3 - Fluxo Contínuo	ü Busque por ganhos rápidos no processo ü Promova os impactos positivos nas mudanças de procedimento ü “Keep it Small “ – Pequeno projeto = Pequeno impacto
Princípio 4 - Produção Puxada	ü Execute pequenas entregas ü Priorize os recursos que estão trabalhando nas entregas de maior prioridade para entregarem mais cedo ü Não agrupe os projetos por data de início e fim ü Cultura RASIC (não deixe apenas no papel) ü Coloque ênfase nas fases de planejamento de desenvolvimento ü Monitore o ciclo do projeto constantemente (Veja o TODO), liberando recursos de tarefas desnecessárias e buscando por novas oportunidades
Princípio 5 - Perfeição	ü Gerencie Coisas e Lidere Pessoas ü Construa uma equipe liderando-a em direção à meta ü Proporcione poder e autoridade aos membros da equipe e delegue (Empowerment) ü Treine sua equipe na utilização da EAP (WBS) ü Promova a cultura da qualidade

14 Princípios Toyota

Princípio	Recomendação
Princípio 1	Projeto esta alinhado a Missão e Visão da Empresa ?  A maneira mais eficiente de responder a esta pergunta é através da Gestão de Portfólio de Projetos
Princípio 2	ü  Mapear os  Stakeholders (Partes Interessadas) enfatizando  identificação de todas as partes interessadas possíveis e suas interfaces com os outros, bem como a sua posição em relação ao projeto. ü  Utilize o Termo de Abertura
Princípios 3 e 4	Princípios 2, 3 e 4 o projeto pode viver muito bem com os especialistas assinalados parcialmente em um determinado projeto. Tudo se resume a gerir adequadamente os gargalos ao nível do programa e algumas regras simples para observar. Isso está muito bem descrito no livro de Ely Goldratt, 'A Corrente Crítica ' (Goldratt, 1997), sobre a teoria das restrições - de fácil leitura e implementação.
Princípio 5	Todas as partes interessadas e, especialmente, a equipe do projeto  precisam entender que o projeto só será bem sucedido se os riscos e suas questões forem colocados e discutidos abertamente e, se um plano de resolução adequada é concebido e executado para resolver a causa raiz do problema.
Princípio 6	ü  A equipe deve trabalhar a estrutura e os processos que descreve como o projeto será entregue de uma forma simples, eficiente e repetitiva, não esquecendo Princípios 2, 3 e 4. ü  “Segundo Edward Deming:”. “Se você não pode descrever o que você está fazendo como um processo, você não sabe o que está fazendo”. Este princípio aconselha a padronizar (e assim por documento) tudo que você faz.
Princípio 7	KISS – Keep It Simple and Specific (Seja simples e específico) preferencialmente de forma visual e colocada centralmente
Princípio 8	Uma ferramenta só é útil se ele suporta o processo, o que significa que o processo tem de ser descrita pela primeira vez. Só então se deve olhar para as ferramentas que se encaixam no modus operandi e torná-lo mais fácil, mais rápido ou mais seguro.
Princípio 9	O Líder do Projeto precisa se ​​envolver mais cedo possível, de preferência já na fase de seleção dos projetos.
Princípio 10	A equipe deve ser corretamente diversificada com especialistas e  multifuncionais,  você tem que selecionar as pessoas que são de mente aberta para aprender e explorar novas formas de trabalho.
Princípio 11	Termo de Abertura nada mais é que um contrato entre a equipe do projeto e os patrocinadores do projeto. Este contrato deve ser baseado no respeito mútuo, permitindo a ambas as partes para de forma sustentável realizar este empreendimento. Portanto, o simples fato de coletar os dados e tentar compilá-lo (e acordar) em no Termo de Abertura é um desafio para todos, isto irá evitar qualquer tipo de interpretação errônea e discussões sobre metas alcançadas ou não, na entrega do projeto. Além disso, ele irá manter a equipe focada no que é realmente importante.
Princípio 12	ü  Quanto mais poder um líder do projeto tem maiores serão as chances do projeto ter sucesso; estas autoridades especiais precisam ser claramente documentadas (e comunicada a todos os Stakeholders). ü  Se você quer que a equipe vá além dos 100%, eles têm estar convencido de que o projeto vale a pena. "Vá e veja por si mesmo", vai ajudar aqui, lembre-se você é o chefe.
Princípio 13	ü  Invista mais tempo nas fases de iniciação e planejamento isto vai prevenir erros que podem aparecer mais tarde e a execução do projeto será mais eficiente. ü  Gerenciamento de projetos é sobre a obtenção de dados corretos (analisados ​​e condensados ​​ao essencial) o mais rápido possível, a  espinha dorsal de conseguir isso é governança. ü  De acordo com o Princípio 8 ('não mudar um sistema em execução') o grande risco para um fluxo contínuo de um projeto é a mudança, especialmente na equipe ou no processo.  Portanto, gerenciamento de mudanças tem de ser tratado com cuidado (Princípio 13); todos os aspectos da mudança e suas consequências criam necessidades que devem ser analisadas e medidas preventivas devem ser  tomadas para amenizar o impacto. Em projetos com uma série de mudanças, pode valer a pena dedicar alguns recursos para gerir este processo.
Princípio 14	ü  Aprender com seus erros e melhorar continuamente - vocês só podem melhorar os sistemas que são estáveis ​​e com processos documentados e repetitivos (Princípio 6). Esta é a condição sine qua non para encontrar a causa raiz de qualquer incidente incorrido e implementar uma ação corretiva sustentável, que vai resolver o problema de uma vez por todas. ü  A equipe nunca deve estar satisfeita com a condição atual e sempre deve procurar por melhorias tem como base dados do progresso do projeto.

No livro  ‘The Toyota Way’ (Liker, 2004), Jeffrey Liker observa:

“Se você estiver utilizando o modelo Toyota para se tornar Lean, a lição aqui é que você imitar a Toyota no uso de ferramentas. Toyota é uma filosofia e o conjunto de ferramentas deve ser apropriadamente aplicado em cada situação. Mas entender estes princípios é algo que você deve acreditar e lutar por eles. Eles são parte de um grande sistema que busca harmonia e perfeição para o sucesso sustentado.”

Do ponto de vista de aplicação de melhores práticas o leitor vai perceber que não há novidade, a mudança proposta aqui é de cultura de gestão de projetos e de atitude sua e da equipe perante o projeto.

Lean Project Management é baseado em na mentalidade cultural do gestor com foco e comprometimento em:

E por último, depois de provar o sucesso do Lean e TPS nas indústrias de manufatura eles agora se movem cada vez mais rapidamente para o setor de serviços, a maioria das empresas listadas na Fortune 500 você vai encontrar Lean e TPS.

Nas próximas semanas irei aprofundar estes princípios junto a comunidade.

Veja também no slideshare um resumo deste artigo

Bibliografia:

· Fonte: Liker, Jeffrey K. (2004). The Toyota Way: 14 Management Principles from the World’s Greatest Manufacturer. McGraw-Hill. ISBN 9780071392310.
· http://pt.slideshare.net/achiles6408/lean-project-management-principles-for-slide-share-3229562
· Womack, James P. and Daniel T. Jones. 1996. Lean thinking. New York, NY: Free Press, a division of Simon and Schuster, Inc.

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Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®

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