terça-feira, 31 de julho de 2012

Como planejar um projeto quando voce nunca planejou um antes...


Como planejar um projeto quando voce nunca planejou um antes ....


Para quem nunca planejou um projeto antes, imagina a sua primeira vez onde faz parte do seu trabalho ter que iniciar esta atividade, algumas pessoas passam pela situação como um verdadeiro pesadelo 


Bem, ninguém deseja isto para nossos colegas, por isto resolvi desta vez apresentar algumas dicas para quem esta começando agora,


1. Quem esta envolvido ?

Este projeto que voce vai trabalhar foi solicitado pelo executivo da empresa ou por cliente ? Liste as pessoas e seus respectivos papéis  e , o nível de envolvimento deles no projeto. isto servirá como sua "páginas amarelas" onde voce tera que ir quando questões de projeto forem  aparecendo e também vai te ajudar a identificar o patrocinador do projeto . Lembre-se de manter o canal de comunicação aberto com o sponsor do projeto com muita sinceridade, ética e sem surpresas. Não esconda nada.


2. Porque é importante ? 

Agora voce precisa perguntar ao seu sponsor porque o projeto e importante, ele irá gerar receita para a empresa ou reduzirá despesas , há outra razão diferente , este entendimento irá auxilia-lo a tomar decisões corretas de planejamento 


3. Eu terei autoridade no projeto? 

Não há nada mais frustante do que ser responsável por um projeto sem ter o correto nível de autoridade pra que voce consiga executar suas tarefas a contento. Voce precisa saber qual sua autoridade sobre os recursos e orçamento para entregar o projeto, isto se dá através do famoso Termo de Abertura, cujo propósito é prover a autoridade necessário para que o gerente de projetos possa garantir que o projeto seja entregue. 


4. O que precisa ser feito ?

Esta questão precisa ser repondida pela equipe dentro uma sala com todos ! Que objetivo precisamos atingir ? Como o projeto parecerá no final e como iremos saber se ele estará completo? Capture estes requisitos cuidadosamente porque ele será a base para voce compreender o que precisará ser construido.No planejamento formal de projetos isto se chama Documentar os requisitos que tipicamente pode ser feito por um analista de negócios.


5. Como será feito? 

Com o item 4 o detalhe de como o plano será implementado em funçao do escopo e documento de solução já poderá ser elaborado ("como chegar la")  


6. Quem fará isto?  

Respondido "o que" e "como" a próxima questão é quem ! E isto voce só poderá responder se na questão 5 os pacotes de entrega estiverem definidos. Agora voce precisa associar nomes (donos) aos pacotes e ir para a pergunta 7.


7. Quanto tempo ?

Agora voce precisar perguntar ao dono do pacote quanto tempo será necessário para completar a atividade, lembre-se que estes "tempos" tem que fazer com que seu planejamento seja razoável do ponto de vista de entrega.

Pronto ! 


Agora lembre-se de manter-se focado e não perder de vista (e sua equipe) do "big picture" do projeto !



Bom uso !
Twitter: nelsonrosamilha
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quarta-feira, 25 de julho de 2012

Gestao de Projetos utilizando Front End Loading

Front End Loading 

O Front End Loading ou simplesmente FEL é um processo muito utilizado em projetos de mega empreendimentos, tecnicamente denominados de projetos de capital. Estes projetos requerem grandes investimentos e os processos FEL são utilizados com o objetivo de minimizar os riscos de investimentos em projetos não viáveis e sem atratividade para a organização, porque se  investe uma fortuna no projeto e o benefício leva anos para ser confirmado.

Normalmente o FEL é utilizado no setor industrial como, por exemplo, mineração, energia e petroquímica onde os projetos são de alta complexidade e de altos custos.

Este processo de planejamento permite que os patrocinadores possam resolver riscos e decidir comprometer recursos para maximizar a chance do projeto ser bem sucedido, o Front-end loading (FEL), também referenciado como pre-project planning (PPP), front-end engineering design (FEED), inclui planejamento e desenho nas fase inicial do ciclo de vida do projeto, no momento quando a abilidade de influenciar mudanças no desenho é relativamente alta e o custo para efetuar estas mudanças é baixo.

O processo também se utiliza de stage-gates, onde o estágio passa por uma validação formal no ciclo de vida do projeto antes de receber fundos e proceder para o próximo estágio de trabalho.

Um dos motivos para utilizar o FEL é a oportunidade que esta ferramenta oferece para potencializar o nivelamento e o agrupamento dos projetos, de acordo com o seu estágio de maturidade, proporcionando tranquilidade e segurança, à direção executiva da organização, para a tomada de decisão referente à autorização do investimento.

O processo FEL é uma importante ferramenta no gerenciamento de projetos que estrutura e sistematiza suas fases de desenvolvimento. Além disso, estabelece critérios utilizando as melhores práticas de gestão para execução de cada etapa do projeto reduzindo custos desnecessários e aumentando a qualidade dos resultados do projeto.

Através da metodologia FEL é possível desenvolver uma definição detalhada do escopo dos projetos alinhando-os plenamente aos objetivos estratégicos da empresa (cliente) e ajuda a avaliar a maturidade de um projeto com base em sua fase de desenvolvimento.

Deve ser iniciado na concepção do projeto, pois assim seus benefícios poderão exercer um maior e melhor impacto sobre os custos potencializando os pontos fortes e identificando e reduzindo os pontos fracos.

Assim, com a boa gestão dos projetos e com a utilização sistemática da metodologia FEL, a lucratividade dos negócios é aperfeiçoada tanto para a empresa (cliente) quanto para os fornecedores de materiais e serviços, permitindo uma melhor programação das tarefas com significativas economias de tempo e recursos.

A metodologia FEL define o ciclo de vida do projeto em 3 fases:

Desenvolvimento, Execução e Operação (Independent Project Analysis, 2010). A fase
de Desenvolvimento é dividida ainda em três estágios. A saber:

• FEL 1 – Análise do Negócio;
• FEL 2 – Desenvolvimento do Escopo;
• FEL 3 – Planejamento da Implantação.

As transições de um estágio para o outro são denominadas gates ou “portões de passagem”. Estes gates representam pontos de tomada de decisão quanto à aprovação do projeto para a próxima fase, retorno para melhor definição, ou cancelamento.  Veja a figura exemplo abaixo:






No desenvolvimento de software há uma diferença fundamental não é desejável a superposição das fases , uma vez que o estudo das alternativas somente pode ser levado adiante com segurança quando a análise do negócio  estiver concluída. O motivo é a existencia de versões, como um software. No caso do desenvolvimento de software, é desejável iniciar o desenvolvimento de uma nova versão, com correções e melhorias, mesmo antes daanterior ter sido lançada.

Quer saber mais ?

http://pt.scribd.com/doc/68507341/6/Metodologia-de-gestao-de-projetos



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sábado, 21 de julho de 2012

Como manter sua equipe focada no plano do projeto

Como manter sua equipe focada no plano do projeto


Quem nunca investiu grande parte do tempo no planejamento do projeto, executou o team buy in, fez as reuniões de status de projetos e, frequentemente se depara com perda de foco da equipe e sua..e o tempo passa... Todos nós nos deparamos com isto. Por isto discuto aqui um pouco sobre o tema e como ajudar a manter o foco no plano. Antes de mais nada vamos aos fatos..


Fatos importantes e percebidos:


Coordenação se deteriora ao longo do tempo –   Um bom gerente de projetos mantém e informa os eventos, atividades e entregáveis claramente para todos, não há dúvida de quem é a responsabilidade por cada uma das atribuições no cronograma de trabalho. Voce deve saber que como gerente de projetos, qualquer desvio no plano deve ser imediatamente corrigido..pois bem...o tempo passa e as atividades incrivelmente mudam, voce perde o foco e passa a sua atitude como por osmose é para sua equipe. Isto acontece com todos nós, fato !

Foco na visão geral do projeto  Outra razão é que enquanto os projetos estão sendo executados as pessoas perdem o foco do "BIG Picture" ! No início todos estão sintonizados no cronograma e, quando todos começam a trabalhar no projeto e iniciam suas tarefas individuais (issues, desafios, triunfos,etc..), as pessoas começam a focar no seu "pequeno" mundo (ou umbigo) e perdem a visão de que este pedacinho é parte de um todo...fato !

Distração por outros projetos - Outras coisas aparecem no caminho e,  nos distraímos com elas. O projeto atual que voce esta trabalhando é o mais importante da empresa, todos participaram do kick off , inclusive o "big boss", agora há um novo brinquedo que apareceu e todos querem brincar com ele... Pode ser um novo projeto, nova oportunidade, ou mesmo um problema que veio à tona que precisa ser tratado...As pessoas agora estão distraídas com esta nova coisinha e começam a perder o foco no projeto atual, fato !


Como voce pode ajudar sua equipe a manter o foco ? 

É como fazer ginástica, necessita disciplina e forte rigor de gestão !

1.  Relembre a todos sobre a visão geral do projeto  Todos os dias, certifique-se de lembrar a todos que cada oportunidade deve ser vista sempre levando em consideração o big picture (quadro geral)  do projeto.  É compreensível que os membros da equipe irão se concentrar nas tarefas pelas quais eles são responsáveis​​, cabe a você certificar-se de que eles devem manter a visão do projeto coesa. Deixe-os conhecer os benefícios que virão com  conclusão deste projeto (talvez um bônus, mais tempo livre, reconhecimento, etc) e, como voce está determinado a garantir que a equipe chega lá, inspire-os e mostre a equipe a visão de futuro.

2.  Reafirme seu compromisso pessoal Algumas vezes durante o ciclo de vida de um projeto as coisas ficam difíceis. Você pode estar enfrentando um problema técnico ou a empresa está em tempos dificeis. É durante este periodo que as pessoas começam a perder o foco. Afinal, você não pode ver muito bem no escuroÉ  hora de deixar sua equipe saber que seu compromisso pessoal  vai até o fim do projeto ! Não importa o quão tristes as circunstâncias atuais possam parecer. Sua equipe está olhando para voce como prenúncio do que está por vir. Se você só pensar que os tempos estão ruins ao virar a esquina e que nada que você ou sua equipe fizer vai mudar isso então voce esta perdido, tenha coragem e atitude.
Por outro lado, se você dar uma olhada no cronograma de planejamento do projeto e se convencer de que pode colocar as coisas no lugar, então eles vão seguir seu caminho !

3.  Recupere o compromisso da equipe com o projeto – É importante que a equipe seja tão comprometida como voce é. Não há nada de errado em voce ter uma conversa branda  e expressar suas preocupações, chateações e frustações. Todos nós passamos por isso e temos que enfrentar. A maioria das pessoas querem que o projeto tenha sucesso. Não desista  ! Se você ouvir atentamente os membros da equipe, você poderá colher um grande insight sobre o que pode ser feito para transformar o projeto e manter o compromisso da equipe. E ai meu amigo, o compromisso passa a ser do grupo novamente e o projeto ganha o dia !

4.  Pontos de Controle  Outra forma de se certificar de que o cronograma de planejamento do projeto continua no foco da equipe e viável é fazer o que chamo de  momentos de "verificação da realidade". Pode ser todo dia, toda semana ou todo mês (fica a seu critério mas faça-o) , este é o check-in com a equipe onde voce gerente irá  garantir que as coisas estão no caminho.  Use o calendário de planejamento de projeto como base para essas conversas, ele te diz onde devemos estar e compara para onde as atividades realmente irão. Você tem que ser objetivo e colocar as pessoas onde deveriam estar nas suas atividades com o objetivo de  descobrir potenciais áreas onde o foco pode estar escorregando e ter certeza que não fique muito fora de controle. Esta atitude sua vai  educar a equipe de projeto a manter o foco e saber que voce sempre estará por perto para ajudar.

5.  Esteja Disponível  Não há nada mais desanimador  quando um membro da equipe precisa de sua ajuda para resolver um problema e você não tem tempo para eles...As razões podem ser legítimas,  mas é importante você deixar de lado o que você esta fazendo, e passar algum tempo com este membro da equipe e ajuda-lo. Caso contrário, você verá que eles irão deixar a questão ferver e perderão o foco.

Se você acha que o seu projeto já dura há algum tempo e agora a equipe está começando a perder o foco ... não se preocupe, isso acontece com o melhor de nós, entenda os motivos e aplique as sugestões acima, o foco retornará em pouco tempo.


Bom uso !

domingo, 15 de julho de 2012

A metodologia 5S

O 5S surgiu no Japão no início dos anos 1950. Na indústria, seus principais papéis são: liberar áreas, evitar desperdícios, melhorar relacionamentos, facilitar as atividades e localização de recursos disponíveis. Trata de uma sigla formada pelas iniciais de cinco palavras japonesas. A metodologia 5S tem sido desenvolvida de forma eficaz e participativa nas empresas através de fundamentos de fácil compreensão e capacidade de apresentar resultados expressivos. Isso responde a questão daqueles que se perguntam: “por que cada vez mais empresas investem na aplicação dos 5S?” A resposta é simples: porque é uma ferramenta baseada em idéias simples e que podem trazer grandes benefícios para as empresas.



1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO

CONCEITO: separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário.

Também pode ser interpretado com Senso de Utilização, Arrumação, Organização, Seleção.

Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em ordem, para que só se utilize o que for realmente necessário e aplicável. Por isso, é importante ter o necessário, na quantidade adequada e controlada para facilitar as operações.

É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis da seguinte forma:

• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local de trabalho.
• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local determinado.
• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espaço necessário e atrapalha o trabalho.

Vantagens:

• Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque, armazenamento, transporte e seguros.
• Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção.
• Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os danos a materiais ou produtos armazenados.
• Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas.
• Traz maior senso de humanização, organização, economia, menor cansaço físico e maior facilidade de operação.
• Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal.

Todos da equipe devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é realmente necessário e o que não é!


2.º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO

CONCEITO: IDENTIFICAR E ARRUMAR TUDO, PARA QUE QUALQUER PESSOA POSSA LOCALIZAR FACILMENTE

Também pode ser definido como Senso de Ordenação, Sistematização, Classificação,Limpeza.

O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualização seja facilitada.

Nesta fase é importante:

• padronizar as nomenclaturas.
• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.
• guardar objetos diferentes em locais diferentes.
• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.
• determinar o local de armazenamento de cada objeto
• onde for possível, eliminar as portas.
• não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção no local.

Vantagens:

• Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar etc.
• Menor necessidade de controles de estoque e produção.
• Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de facilitar a execução do trabalho no prazo.
• Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou danos a materiais ou produtos armazenados.
• Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente.
• Melhor disposição dos móveis e equipamentos
• Facilitação da limpeza do local de trabalho

A ordenação eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques etc e com a indicação correta do local de estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessário e todos devem seguir as regras. É importante fazer uma análise da situação atual da instituição, como as coisas estão organizadas e onde. Sempre que possível, deve-se trabalhar para reduzir os estoques e definir qual o melhor local para guardar cada coisa. A idéia principal nesta fase é:

“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.”


3.º S - SEISOU - SENSO DE LIMPEZA

CONCEITO: MANTER UM AMBIENTE SEMPRE LIMPO, ELIMINANDO AS CAUSAS DA SUJEIRA E APRENDENDO A NÃO SUJAR.

Também pode ser definido como Senso de Zelo.

Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo e dos benefícios de ambiente com a máxima limpeza possível. O ambiente limpo traduz qualidade e segurança.

O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:

• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.
• Evita perdas e danos de materiais e produtos.

Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a:

• Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar encontre-o limpo.
• aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira.
• definir responsáveis por cada área e sua respectiva função.
• manter os equipamentos, ferramentas etc, sempre na melhor condição de uso possível.
• após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário.
• cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira
• não jogar lixo ou papel no chão
• dar destino adequado ao lixo, quando houver

Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo, manter dados e informações atualizados, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom relacionamento com os colegas. Tudo isto é fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.


4.º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE

CONCEITO: MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORÁVEL A SAÚDE E HIGIENE.

Também pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade.

Higiene é manutenção de limpeza e ordem. Quem exige qualidade cuida também da aparência. Em um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de qualidade.


O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto de medidas, como:

• Ter os 3S's previamente implantados.
• Capacitar o pessoal para que avaliem se os conceitos estão sendo aplicados realmente e corretamente
• eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos
• humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica.
• difundir material educativo sobre a saúde e higiene.
• respeitar os colegas como pessoas e como profissionais,
• colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega.
• cumprir horários,
• entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil.
• não fumar em locais impróprios etc.

Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e material de limpeza. Requer manutenção da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cada membro da equipe deve ter consciência da importância de se trabalhar num local limpo e organizado.

As vantagens são:

• melhor segurança e desempenho do pessoal.
• prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente.
• melhor imagem da empresa internamente e externamente.
• elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho.

Algumas medidas importantes e úteis nesta fase também podem ser: colocar avisos ou instruções para evitar erros nas operações de trabalho, bem como designações, avisos e identificação dos equipamentos (recursos visuais). Quando importantes, os avisos devem ser vistos à distância, bem destacados e acessíveis a todos do setor. É importante nesta fase conferir se o programa está sendo realmente implantado, verificando cada etapa, se o pessoal está preparado e motivado a cumprir o programa.


5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

CONCEITO: Fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5s num modo de vida.

Atitudes importantes:

• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.
• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.
• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.
• Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para a importância dos 5s's .
• De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os avanços.

É importante cumprir os procedimentos operacionais e os padrões éticos da instituição, sempre buscando a melhoria.

A auto-disciplina requer a consciência e um constante aperfeiçoamento de todos no ambiente de trabalho. A consciência da qualidade é essencial.

Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios como:

• Reduz a necessidade constante de controle.
• Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação.
• Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios etc.
• Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.
• Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de
controles, pressões etc.

Roteiro Sugestivo para implantar o 5S:

1ª etapa: equipe de implantação
Formada por 3 pessoas, no mínimo, de diferentes setores da instituição e 1 pessoa da alta administração. A equipe tem que ter disponibilidade para conduzir o processo, orientar, esclarecer dúvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento.

2ª etapa: Planejamento
Equipe de implantação pode elaborar um cronograma, um plano de orientação, determinar as ferramentas que serão utilizadas e dividir as atividades. As tarefas e as responsabilidades devem ser distribuídas e todos devem se comprometer com os prazos de cumprimento.

3ª etapa: Fotos e registros
É importante registrar a situação atual da organização, em todas as áreas, especialmente onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, a equipe deve se reunir e discutir as falhas, as ações corretivas, dar sugestões de melhoria baseadas nas fotos. É importante a opinião de cada um, principalmente por que pertencem a áreas diferentes na empresa.

4ª etapa: Reunião
A equipe pode convidar o pessoal da instituição para uma reunião, compartilhar os dados e mostrar o compromisso e a disposição para implantar o método. Nesta reunião, a equipe pode iniciar o trabalho de conscientização do pessoal, da importância do programa 5S para a melhoria do trabalho. A equipe também pode explicar os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefícios.

5ª Etapa: Implantação
Após esta reunião de sensibilização do pessoal com a equipe responsável, o programa começa a ser efetivamente implantado. As responsabilidades são divididas de acordo com as áreas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do trabalho. Em casa fase, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades, esclarecer as dúvidas, citar exemplos, etc. A interação da equipe com o pessoal envolvido é importante, para que não fiquem dúvidas a respeito do programa e para que tudo corra bem na fase seguinte.

6ª Etapa: Acompanhamento
A equipe organizadora planeja e se organiza para fazer visitas nas áreas de implantação com pelo menos um membro da equipe organizadora supervisionando a visita. Nas visitas, os quesitos necessários para a implantação do programa devem ser acordados, conforme a orientação do colaborador. Os pontos positivos, como os negativos devem ser apontados, pois o pessoal deve ser motivado a seguir as orientações. O ideal é que a equipe faça um mapa de acompanhamento mensal para verificar os benefícios, os resultados , as mudanças. É essencial que todos sigam o programa, desde os gerentes e diretores aos técnicos de apoio. Com o tempo, cada integrante vai diagnosticar a importância dos conceitos e de sua aplicação, tornando a metodologia um hábito no trabalho. Dessa forma, o sistema vai se consolidando, junto com o Sistema da Qualidade.

Os técnicos e funcionários novos, que forem se incorporando à empresa, também se habituarão a aplicar os conceitos, uma vez que entrarem num sistema já implantado. A gerência, setor ou empresa deve também se responsabilizar por planejar reuniões periódicas com os membros da equipe para verificar como está sendo seguida cada fase do programa e as melhorias que podem ser feitas. Isso garante a motivação em sempre manter o hábito da metodologia e a manutenção do programa sempre implantado. Os treinamentos dos membros da equipe, técnicos e funcionários, devem ser periódicos e o acompanhamento deve ser constante. Com os novos treinamentos, a equipe pode verificar os resultados, avaliações do pessoal, as melhoras e o que ainda pode ser feito. Também é uma oportunidade de reciclagem dos conhecimentos de cada um e harmonização da equipe.

Pondo em prática o método 5S:

1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO

Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. Só o que tem utilidade certa deve estar disponível. Dê atenção a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (máquinas, ferramentas, estoques, móveis, papéis, etc.) e defina o que é necessário através de instruções claras para que todos possam separar o útil do inútil.

Algumas perguntas podem ser elaboradas para direcionar este processo:

1. O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado?
2. O que pode ser útil para outro setor ?
3. O que pode ser consertado ?
4. É possível trabalhar de forma mais econômica, racionalizando o tempo?

Após colocar em um local determinado aquilo que será descartado, convide as pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponíveis, o que de fato lhes interessar.

2.º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO

Analisar como as coisas estão guardadas, onde e por quê. Arrumação é importante para agilizar o acesso aos documentos e outras coisas em seus devidos lugares. Administrar bem o patrimônio da instituição é essencial, principalmente no que se refere a organização e identificação de:
• Laudos,
• Relatórios,
• Atas,
• Documentos em geral,
• Pareceres,
• Dados estatísticos,
• Arquivos e pastas de documentos.

Sempre que possível, eliminar ou diminuir o processo burocrático de ações ou documentos, procurando aproveitar o tempo e economizar trabalho desnecessário. Cada um deve ficar responsável pelo seu espaço, sem prejudicar o espaço do outro. Sempre deve-se questionar se algo está bom o suficiente ou se é possível ser melhorado.

Para haver corretas armazenagem organização e identificação de estoques e utensílios de trabalho, devem ser feitas algumas perguntas:

1. É possível reduzir os estoques ?
2. O que está à mão precisa mesmo estar ali ?
3. Os nomes das coisas estão padronizados ?
4. Qual o melhor local para cada coisa e por que?
5. O que é necessário está à mão?

3.º S - SEISOU - SENSO DE LIMPEZA

Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque, se possível, o dia da limpeza definido, para que todos se organizem. É importante que todos participem, fazendo a limpeza básica em conjunto, jogando papéis fora, fazendo pequenos consertos etc. Compartilhe idéias com os colegas, discuta as alternativas propostas e valorize o trabalho de cada um.

O que deve ser verificado e avaliado para elaboração de um ambiente organizado e propício, com a metodologia 5S implantada:

1. Apresentação dos funcionários - devem se apresentar com boa aparência usando trajes limpos, não rasgados.

2. Piso e área externa ao setor (corredores) devem estar limpos, secos e organizados, sem acúmulo de materiais e sucatas, devem possuir linhas demarcando as áreas de circulação.

3. Higiene - o ambiente deve estar limpo, sem acúmulo de materiais orgânicos ou inorgânicos. Deve estar livre também de materiais/ equipamentos que provoquem contaminação química. O pessoal deve cuidar da higiene pessoal e usar os devidos equipamentos de segurança (onde aplicáveis), para garantir a integridade física. É importante também o cuidado com as máquinas, aparelhos, equipamentos e utensílios.

5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

As dicas de prática do método 5S devem tornar-se hábitos na instituição, entre os funcionários, em todos os setores para que o programa seja mantido e o controle fique mais fácil. Em cada etapa, é essencial que o método seja verificado, a implantação tem que estar em constante verificação; isto também e importante para a próxima fase, pois são todas interligadas.

A última etapa de uma série é o ponto de partida para a primeira etapa da próxima. A fase de auto-disciplina, principalmente é uma das mais importantes e cruciais do programa, pois é a fase em cada um dos envolvidos terá que desenvolver seu próprio senso de ordenação e assumir o compromisso com a metodologia.e com suas atividades. Cada um fazendo a sua parte contribui para o desenvolvimento de todo o programa e a manutenção da qualidade. Cada um deve estar ciente de suas responsabilidades, ter suas funções definidas e ser treinados para que haja eficiência na prestação dos serviços, segurança no local de trabalho e incentivo à capacidade criativa.

Custo de Implantação do Método 5S:

O custo para a implantação do programa não é alto e os recursos podem ser alocados do orçamento da empresa ou do setor. De acordo depoimentos de instituições em que com o método já foi implantado ou está em implantação, não houve dificuldades para o custeio ou necessidades de compra excessiva de itens. Algumas fases podem ter o custo mais elevado que outras, o que dependerá também do número de pessoas envolvidas no processo, do nível de compromisso da equipe,da estrutura física e da situação atual da empresa. Quanto mais rápido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se dedicar, menores serão tempo e gastos para implantar.


Idéias principais do Método 5S:

  • ‘Se você sabe e não faz, é como se você não soubesse.”
  • “Os três primeiros S, ou seja, as 3 primeiras fases, são a base para o sucesso daimplantação do programa.”
  • “Ordenar é identificar.”
  • “O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja.”
  • “Organização do pessoal reflete organização do ambiente.”
  • “Todo o trabalho tem de ser feito em equipe.”
  • “ A tolerância também é uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida certa.”
Bom Uso !

Twitter: nelsonrosamilha (siga-me , todo dia tem algo novo de gestão de projetos que pode ajudá-lo, inclusive, vagas de empregos)
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quarta-feira, 11 de julho de 2012

Ferramenta de Qualidade – Diagrama de Pilar (Pillar Diagram)


Entender meramente o processo não é base suficiente para que se tome uma ação, você precisa entender os seus dados, analisar o processo e resolver o problema. 
Ação sem análise é tentativa e erro... 


Análise é necessária para que seja possível tomar a decisão certa.


Irei apresentar aqui uma ferramenta nova para analisar o problema. 
O nome adotado em português foi a melhor tradução que  pude encontrar para esta ferramenta que considero prático e de fácil uso, adotei este nome por que graficamente ela se assemelha a pilares sobrepostos na horizontal, em ingles se chama Pillar Diagram.

Um diagrama de causa e efeito é uma ferramenta poderosa para a análise de um único problema e identificar todas as suas possíveis causas. Às vezes, uma equipe de projeto pode querer analisar uma situação em que múltiplos problemas estão relacionados a múltiplas causas, todos os quais são geralmente conhecidos ou podem ser identificados facilmente e, existem em número limitado. O diagrama de Pilar permite que uma equipe de projeto consiga exatamente isso. O diagrama de pilar é uma combinação de um diagrama de causa e efeito e o diagrama inter-relação. Ele aborda vários problemas (causa e efeito diagrama aborda apenas um) e mostra as relações entre um conjunto limitado das causas e resultados. o diagrama inter-relação é usado para determinar as relações entre todos os elementos que contribuem em um sistema. A finalidade de um diagrama pilar é identificar as causas relacionadas com vários resultados.
Para criar um diagrama de pilar:


1. Construa o diagrama de Pilar identificando os resultados depois as causas. Resultados e causas são representados por caixas empilhadas uma em cima da outra como uma pilha de caixas
2. Conecte causas com resultados relevantes utilizando setas. Analise cada causa contra cada resultado em pares sucessivos. Se houver relacionamento relevante da causa com resultado, conecte a caixa de causa com a caixa de resultado utilizando setas.
3. Contar as setas de cada causa
4. Identificar as causas raiz. Causas com a maior quantidade de setas são as causas raiz também; isto é; causam influencia na maioria dos resultados.
Um exemplo de como o diagrama de Pilar pode ser usado para analisar múltiplas causas e resultados relacionados a relatórios mensais atrasados



Para construir o gráfico, a equipe do projeto primeiro determina quais resultados deveriam ser analisados. Partindo de um gráfico de Pareto e chek cheet  a equipe decidiu considerar erros relacionados a faturamento. Erros relacionados a Número de Cobrança, horas cobradas, código de viagem, código de material e código de custo direto geraram erros de faturamento.Envio fora do prazo falta de anexos pode causar retorno do relatório para correção e atraso no pagamento. A equipe determinou que os erros relacionados a data, período de cobertura, e numero de copias sao erros que ocorreram apenas uma vez e não incluíram no diagrama de Pillar. O próximo passo foi considerar as possíveis causas que podem estar afetando o processo.
Eles identificaram 5 causas (figura acima); depois analisaram cada causa contra cada resultado e determinaram se havia relacionamento existente entre os dois. Se fosse um relacionamento aparente, desenharam uma seta da causa para o resultado. Contando o numero de setas para de cada causa notou-se duas causas: Entrada Errada e Erro de Processamento pareceu terem maiores influencia nos resultados e foram , portanto a causa raiz. Ações de melhoria de processo para remover estas duas causas deveriam produzir melhoras significativas no desempenho. O diagrama de Pilar não permite uma analise profunda da causa e não é uma ferramenta de decomposição como o diagrama de causa e efeito. Uma análise subsequente usando diagrama de causa e efeito pode ser necessária antes de se adotar ações efetivas de melhoria. Por exemplo, pode ser necessário analisar “Entrada Errada”  mais profundamente para identificar as causas raiz.

Concluindo

O método de aplicar o diagrama de Pilar endereça o valor das causas, ele não endereça o valor do resultado. O que é um assunto diferente que deveria ser endereçado talvez por Pareto.

Bom uso !
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Fonte: Project Quality Management: Why, What and How

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