domingo, 27 de maio de 2012

MS-PROJECT - Compartilhando ...dicas

Já ralei muito com este produto...para o bem e para o mal, e, decidi utilizar aqui um pouquinho da filosofia da Toyota, compartilhe seu conhecimento e ajude ...Por isso resolvi partilhar neste longo documento alguns pontos interessantes coletados por mim do blog a EUAX que considero de extrema importância  ....Este texto se completa a outro que já publiquei em meu blog cuja artigo se chamava "Como estruturar um cronograma"
Bom proveito..

Número 1- Identificando e monitorando o caminho crítico do projeto


Sempre que planejamos um novo projeto, é importante contar com alguns desvios. Os projetos estão sempre sujeitos a riscos e oportunidades, fazendo com que seja fundamental, no momento do planejamento, contarmos com um prazo extra para a execução das atividades. Podemos tratar isto de duas formas, adicionando um percentual de ajuste em todas as estimativas (e consequentemente ao projeto como um todo) ou adicionarmos um percentual ao projeto como um todo e monitorar o consumo deste adicional. Eu particularmente prefiro trabalhar com a segunda alternativa, principalmente devido a um “fenômeno” que eu chamo de “Síndrome do Estudante”. Tal “fenômeno” faz com que normalmente as atividades nos projetos tendam a levar todo o prazo que lhes é atribuído, pois as pessoas se planejam para entregar de acordo com o que foi estabelecido nos cronogramas. Assim, se aumentarmos cada uma das atividades é bem provável que o projeto naturalmente leve mais tempo. Por outro lado, se estabelecemos datas mais enxutas, a tendência é que estas datas sejam cumpridas, consequentemente consumindo o buffer para as atividades que realmente iriam consumi-lo.
 Desta forma, voltando a série de posts com dicas do MS-Project 2010, gostaria de apresentar a criação de buffers gerenciais de prazo para os projetos.
Passo 1 – Identificação do Caminho Crítico do Projeto:
Inicialmente precisamos do cronograma criado com os recursos alocados e consequentemente o caminho crítico do projeto identificado. Vamos tomar por base o cronograma abaixo:
 Neste cronograma podemos identificar o caminho critico pelas atividades em vermelho. Sabemos que a última atividade do caminho crítico é a atividade de “Execução do Alfa-Testes”.
 Dica: no MS-Project 2010, na pasta “Format”, existe uma opção de apresentar o caminho crítico para o projeto. A figura acima se encontra nesta pasta e com a flag de Caminho Crítico marcada.
 Passo 2 – Criação dos milestones e atividades a serem utilizados:
 Ao término do projeto iremos adicionar um novo milestone e chama-lo de “Término do Caminho Crítico”. O milestone deve estar conectado a última atividade do caminho crítico. Em seguida, abaixo do milestone, criamos uma nova atividade que chamaremos de “Buffer Gerencial”. Esta atividade não deverá ter nenhuma outra atividade como predecessora. Após a nova atividade criamos um novo milestone chamado “Projeto Finalizado”. Para este milestone você colocará a restrição de “Deve Encerrar em” e colocar a data de encerramento do projeto (termino do buffer). Para o cronograma acima iremos utilizar a data de 15/04 (isto nos dará aproximadamente 20 dias de buffer gerencial). Ao término deste passo o cronograma deve ficar parecido com este abaixo:
 Passo 3 – Definição do prazo para o Buffer (link entre datas):
No cronograma acima, o buffer ainda não possui a data de início e de término que desejamos. Neste caso precisaremos utilizar links para a data de encerramento do caminho crítico e a data de inicio do buffer. Assim, precisamos copiar a data de término da atividade 23 (Execução) que é a última atividade do caminho crítico para a data de inicio do buffer. Para isto podemos utilizar a função “Copiar” do Project. Em seguida devemos Colar esta data no campo “Data de Inicio” do Buffer Gerencial. O detalhe aqui é que é necessário utilizar a função “Colar Especial” e colar o Link (a função pode ser acessada clicando com o botão esquerdo sobre a data de início da atividade “Buffer Gerencial”):
 1 of 2
Em seguida utilizar o mesmo processo, porém copiando a data de início do milestone“Projeto Encerrado” para data de término do Buffer Gerencial. Ao termino deste processo, o seu cronograma deve parecer com a figura abaixo:
 Passo 4 – Formatação do Gráfico de Gantt para as atividade de buffer:
Já temos o buffer criado, agora temos que buscar uma forma melhor de representa-lo e de identificar o quanto do mesmo já foi consumido. O primeiro passo é diferenciar no cronograma o que é Buffer e o que não é. Para isto iremos customizar uma coluna do tipo “Flag” a qual irei utilizar o nome “Buffer”. Nesta coluna irei passar para sim a atividade “Buffer Gerencial”, identificando esta atividade como uma atividade “Buffer”.
Em seguida, iremos trocar o formato no Gráfico de Gantt para as atividades do tipo Buffer. Para isso, iremos acessar a pasta  Format” e selecionar o botão “Format” e a opção “BarStyles”, conforme abaixo:
Em seguida, iremos efetuar as alterações conforme abaixo:
Dica: a linha “Buffer” não existe. Você precisa criar esta nova linha através do botão “InsertRow”. Outro Detalhe, eu utilizei o campo “Flag1” como campo customizado para a identificação do Buffer. Você precisa adaptar esta informação de acordo com o campo que você customizou.
 Após este passo o cronograma deve ficar assim:
Agora, só falta apresentar o que já foi consumido. Para isto, iremos customizar mais um campo, desta vez do tipo texto. Vou chamar este campo como “Remanescente do Buffer”. Para o cálculo do valor do campo será utilizada uma fórmula conforme abaixo:
E finalmente vamos adicionar o que foi calculado no campo ao lado da barra do Gantt para as atividades de Buffer:
Como o baseline ainda não foi criado, inicialmente aparecerá “ERROR” ao lado da barra. Assim que o baseline for criado, este erro é corrigido. Desta forma, vamos criar o baseline do projeto e ao término deste processo o cronograma deve ficar assim: 
Pronto! O buffer gerencial está criado. Agora, na medida em que o cronograma for atualizado e as atividades forem sendo executadas, a data de inicio do buffer é alterada bem como o remanescente, apresentando assim o quanto ainda resta do seu Buffer Gerencial: 
 NUMERO 2 - Dicas para seu dia a dia

Número 2- Dicas para aumentar sua produtividade no trabalho utilizando o project


  • Em Ferramentas > Opções, selecione “Mostrar tarefa de resumo do projeto”. Assim você adiciona a “linha 0″, ao seu projeto;
  • Acostume-se a preencher o campo Resumo. Isso facilita que uma visão geral a respeito do projeto possa ser rapidamente acessada. Em conjunto com a dica anterior, já insere o nome do projeto na “linha 0″;
  • Tire vantagem da habilidade do MS Project de se ajustar a mudanças. Quando inserir uma atividade, procure determinar a duração da mesma e suas dependências, deixando o Project cuidar do resto;
  • Aproveite-se de colunas extras! Clicando com o botão direito sobre o título de qualquer coluna, você pode adicionar colunas extras com “Inserir Coluna…”;
  • Para mostrar a numeração das tarefas, como numa EAP, “Inserir Coluna…” > Nome do Campo = EDT e Título = EAP;
  • Facilite sua vida com atalhos no teclado. Para fazer uma tarefa subordinada a outra, selecione a tarefa, segure SHIFT+ALT+Seta para Direita. Para subir uma tarefa um nível na EAP, SHIFT+ALT+Seta para ESQUERDA;
  • A tecla insert adiciona uma tarefa, diretamente acima da tarefa selecionada;
  • Utilize o Assistente de Gráfico de Gantt, e habilite datas e caminho crítico no seu gráfico;
  • Não crie dependências entre tarefas resumo e atividades. Isso cria problemas para o entendimento e deixa seu gráfico com aparência pouco profissional. Dependências, somente entre atividades.
  • Faça os ajustes finais utilizando a coluna de informações (com o i num círculo azul). Lá você pode fornecer ao MS Project mais informações sobre as atividades (ela abre a aba Avançado das propriedades da tarefa), como datas de início e término específicas entre outras informações.


segunda-feira, 21 de maio de 2012

Como elaborar um plano de ação




O que é um Plano de Ação
É o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado. O principal, sem dúvida, é saber o que fazer – identificar e relacionar as atividades.
Para “problemas simples”, uma regra prática: relacione tudo, do fim para o começo.
Para “problemas complexos” existem várias técnicas e métodos. O Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe ou Causa Efeito) é um dos mais usados. Um bom Plano de Ação deve deixar claro tudo o que deverá ser feito (“What”?) e quando (“When”?). Se a sua execução envolve mais de uma pessoa, deve esclarecer quem será o responsável por cada ação (“Who”?). Quando necessário, para evitar possíveis dúvidas, deve ainda esclarecer, os porquês (“Why”?) da realização de cada ação, como (“How”?) deverão ser feitas, e onde (“Where”?) serão feitas.
Um bom Plano de Ação deve deixar claro tudo o que deverá ser feito, como e quando, para o cumprimento de seus objetivos e metas, quando a sua execução envolver mais de uma pessoa, deve esclarecer quem será o responsável por cada ação, para evitar possíveis dúvidas, deve ainda esclarecer, os porquês da realização de cada ação e onde serão feitas.
Para atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma coisa, precisamos agir - realizar uma ou, geralmente, várias ações. Até “não fazer nada” pode ser uma ação necessária para atingir um objetivo. E, exceto nos casos de urgência máxima, precisamos definir uma data para concluir  um prazo. Quanto maior a quantidade de ações e pessoas envolvidas, mais necessário e importante é ter um Plano de Ação. E, quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de atingir a meta.
Porque fazer Planos de Ação
Para atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma coisa, precisamos agir - e, precisamos definir uma data para concluir – um prazo.
Como para ir a qualquer lugar desconhecido precisamos saber qual o caminho ou ter um mapa, para chegar a um objetivo também precisamos de uma orientação, ou de um plano – o Plano de Ação. Quanto maior a quantidade de ações e pessoas envolvidas, mais necessário e importante é ter um Plano de Ação. E, quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de atingir a meta. Em importantes projetos, missões, empreendimentos, um bom Plano de Ação é indispensável.
Em importantes projetos, missões, empreendimentos, um bom Plano de Ação é indispensável
• O que é 5W1H
5W1H é mais uma sigla, ou melhor, um mnemograma, que se popularizou na linguagem empresarial. É um micro-ckeck-list – para nos ajudar a lembrar dos seis pontos principais de um Plano de Ação.
Origina-se das seis palavras em inglês:
WHAT – WHEN – WHO – WHY - WHERE – HOW.
Em português:
O QUE – QUANDO – QUEM – PORQUE – ONDE – COMO
Entender e concordar com a importância de cada item é ótimo. Decorar a sigla 5W1H é melhor ainda. É mais uma garantia para sempre se lembrar de todos: basta checar, responder, cada um dos 5W, e mais o 1H – está pronto seu Plano de Ação.
• Plano de Ação 5W1H – como fazer e usar
Para fazer um bom Plano de Ação, considerando o 5W1H, não é preciso nada de especial.
O mais usual é uma apresentação na forma de uma simples tabela, com uma coluna para cada um dos 5W e uma para o H. Conforme citado na introdução, na prática, nem sempre são necessários todos eles. Coloque uma ação em cada linha e preencha os 5W1H, um em cada coluna.
Eu costumo acrescentar sempre pelo menos mais uma coluna, para “OBS”. Também capricho no título – é o próprio objetivo, a meta, o resultado esperado – merece todo destaque.
Veja um exemplo de Plano de Ação em formato de planilha do excel na figura-janela do início do artigo. Se desejar, acesse o arquivo original (editável).
E, uma vez pronto o Plano de Ação, o mais importante: Mão na massa! Ação, coordenação, follow-up, controle – gestão!
Observação importante: conforme dito acima, fazemos um plano de ação para atingir uma meta, um objetivo. Esse, na verdade é o ponto principal. Não vai adiantar muito fazer um ótimo Plano de Ação se estivermos focando uma meta ou objetivo inadequados.
Tenha em mente então que um bom Plano de Ação deve corresponder a um bom objetivo, geralmente determinado por uma boa visão gerencial, e esta comumente fundamentada em um bom Relatório Gerencial

Uma vez o Plano de Ação elaborado, é hora de acompanhar sua execução.

sexta-feira, 18 de maio de 2012

Gerente de Projetos e o Fracasso ...

A pior coisa que passa pela cabeça de alguns gerentes de projetos  quando percebem que um projeto está naufragando ou vai literalmente afundar, e dar prejuízo para a empresa é:
 "Vou ser demitido" ou "Tenho que procurar emprego o mais rapidamente possivel".  
 Quero colocar dois pontos em discussão:
  1. O medo de errar pode ser paralisante, em alguns casos o gerente de projetos simplesmente congela, entre em pânico. Não devemos e não podemos aceitar esta situação, se este gerente simplesmente "travou", cabe a você ajuda-lo a re-encontrar o caminho, não é fácil, porque a primeira reação é a emocional, afinal de contas quantos milhares de reais foram perdidos ?
    A "culpa" foi "apenas" dele ? E voce, onde estava ? O momento é de pavimentar a estrada para recuperar este gerente de projetos,  mostrar o caminho para ele e monitorar, mas nunca fazer o trabalho dele;  motive  e demonstre que ele esta no caminho certo, agora, se após certo tempo voce perceber que ele "não sai do outro lado" ou simplesmente assume a atitude passiva ou vulgo "mosca morta" , sinto muito não há outro jeito a não ser a substituição... Mesmo assim reflita se este gerente de projetos não deveria ser assinalado para um projeto em que ele tenha capacidade técnica de gerir, é muito importante reflexão e critério antes de tomar esta ação, lembre, ninguém erra sozinho.
  2.  “não existe aprendizado sem erro”, ou seja, torna o erro uma atividade essencial para o aprendizado. O sensato e correto é “não deve existir erro sem aprendizado”, ou seja, temos de tomar cada erro, refletir sobre suas causas e adotar as medidas para que não se repitam. Devemos também refletir sobre nossos sucessos e procurar replicar o que deu certo em outros projetos.
Pensem nisto...

Concluindo, conheci vários gerentes de projetos que quando expostos a ambientes de pressão ou em que por algum motivo os projetos entraram em "alerta amarelo" eles simplesmente "desapareceram" porque ?

PORQUE  não foram preparados,
PORQUE não foram selecionados corretamente,
PORQUE voce assinalou o gerente de projeto com perfil emocional incorreto para o projeto.

Meu conselho para os gerentes de projetos que estão nesta situação: 
"Não tenham medo, peçam orientação para os mais experientes para que te ensinem a pescar, assumam postura pró-ativa,  documentem-se, foco na crise e não na consequência profissional"
Se voce entregar o projeto mesmo com prejuízo e perder o emprego, voce vai sair de cabeça erguida e com missão de dever cumprido, o que é muito melhor do que sair pela porta dos fundo e ser taxado de covarde onde seus colegas de trabalho dirão que "ele abandonou o barco".....
Voce prefere ser lembrado como ?


  

sábado, 5 de maio de 2012

Como motivar funcionários passivos e vencer a inércia da empresa.


No Bhagavad Gitá, um dos livros sagrados da sabedoria oriental, e ncontramos uma passagem muito bonita:

“Faz bem o que te compete fazer no mundo; cumpre bem as tuas tarefas”.

 Num contexto mais amplo, esta passagem significa que não importa qual seja nossa tarefa e não
importa como ela se apresenta aos nossos olhos e aos dos que nos cercam – ela merece ser feita com qualidade.
Acontece que atuar, ou não, com qualidade é algo que não depende de processos, regras ou certificações, mas da vontade, do conhecimento e da ação: atributos pessoais. E quando falamos de pessoas, falamos de comportamento, compromisso, criatividade, falhas, resistências, dificuldades.
Falamos de tendências positivas e negativas, às quais devemos estar sempre atentos para mantêlas
em equilíbrio e assim assegurar nosso próprio bem-estar.

A pessoa saudável é reativa e busca melhorar-se e realizar seus objetivos.

É neste ponto, em particular, que me preocupo como gestor ......somos passivos e estamos na contramão da evolução ?

Esta reflexão pode levar a um diagnostico de passividade.

No mesmo livro sagrado, encontramos: “A atividade é melhor que ociosidade. A atividade fortalece a mente e o corpo e conduz a uma vida longa e normal; a ociosidade enfraquece tanto o corpo quanto a mente e conduz a uma vida importante e anormal, de duração incerta”.

Assim funcionam nossas equipes de projetos ou até mesmo as empresas ...

 A forma como cada um se relaciona com o grupo e com os objetivos do projeto
 é reflexo de como essa pessoa se relaciona consigo mesma.

Mais uma histórinha....

Deixem-me contar uma pequena historia que torna claro o que é comportamento passivo, ou como ele pode se expressar.

Um profissional se inscreveu em um curso de certificação PMP ,,,,quando questionado por mim se estava estudando para prova sua justificativa: faltava tempo, estava
sobrecarregado, precisava colocar em dia a correspondência, trabalho,etc...e por ai
afora. Resultado: mais tarde se inscreveu novamente !!!
e novamente ele deixou de estudar para prova ... Talvez um dia ele estude e passe...

“Ao ignorar ou adiar uma tarefa acumulamos nosso potencial criador e realizador, o que gera tensão ou agressividade.” (Joaquim Alberto Pereira)

Isto é Síndrome da Passividade: a fase da inércia passiva ou do nada faz. Inércia é a força que
nos mantém sempre na mesma.

O tempo passa e as coisas não acontecem, principalmente as que deveriam acontecer. Talvez, você, leitor argumente que o funcionário não estava parado, porque afinal fazia curso,ainda que de maneira insatisfatória. Não é bem assim. A Inércia, neste exemplo, esta em fazer sempre o mesmo movimento, de forma a nunca atingir objetivos.

A questão chave é: existe algo a ser feito que não esta sendo feito.

Como ninguém é 100% bom, nem 100% ruim, existem aqueles que, movidos pelo “incentivo” dos colegas ou pela pressão do chefe, iniciam um trabalho, que nunca concluem. São os quase faz.

Aqueles que iniciam a leitura de um livro várias e várias vezes e nunca terminam; ou que sempre abordam um colega de trabalho com o mesmo e inútil bordão: “Precisamos marcar aquela reunião”. O fato é que a situação pode se agravar e levar à acomodação (me lembra a plaquinha "Amanhã eu faço", ou o gerúndio estamos fazendo...).

É a segunda fase da síndrome do movimento ou simplesmente acomodação. O grande problema
desta fase é estabelecer prioridades. A reunião esta para começar, porém a pessoa ainda vai dar três telefonemas “importantíssimos”. O relatório deveria ter sido entregue até o dia 5, mas acontece que ela teve de participar do ciclo de reuniões sobre diversos temas...

Nessa fase, essa pessoa é incapaz de dizer não e tem uma grande duvida:

“Será que se eu fizer uma coisa que não seja de minha responsabilidade alguém poderá fazer a minha?”.
A acomodação pode durar muito tempo, até que uma luz dentro dela a faça ver que o tempo passou. Passou mesmo.

Vem, então, a fase mais estressante da síndrome da da recuperação do tempo perdido. O nome é meio assustador, não?
Trata-se do esforço para recuperar o tempo perdido, como se isto fosse possível...

É claro que problemas podem ser corrigidos, prazos podem ser prorrogados, mas o tempo...
Nessa fase, a agitação atua física e emocionalmente na pessoa.
Quando ela está agitada, o seu fluxo respiratório diminui, levando menos oxigênio ao cérebro. No campo emocional, aumenta a sua ansiedade, que gera mais adrenalina no sangue, provocando alterações no sistema imunológico. Como conseqüência ela se torna refém de pensamentos e decisões confusos, sem direção e, portanto, improdutivos.
Vale lembrar que a energia utilizada para não realizar uma tarefa é igual a que usamos para realiza – lá. Faz parte da natureza humana andar para frente, evoluir, realizar.

É assim que adquirimos a chamada “experiência de vida”. Portanto, ao adiar uma tarefa fazemos com que
nosso potencial criador e realizador se acumule no organismo até que este
não agüente mais. O individuo entra, assim, na fase da revolta passiva, que se manifesta de duas maneiras: ou ele descarrega as tensões sobre si e adoece, ou descarrega sobre os outros, através de comportamentos agressivos e até violentos. De qualquer forma, depois da descarga inicia-se
um novo ciclo, com a passividade sendo reforçada.

Mas, como resolver esse problema?

Muitos colegas se entusiasmam com novos projetos  mas acabam deixando-se picar pelo vírus da passividade e não transformam sua vontade em ação.
Esperam que alguém lhes permita fazer isso ou aquilo e dizem que não adianta tentar, pois os superiores ou cliente boicotam.....  Evidentemente existem dirigentes que querem mudanças para seus subordinados e não
para si, porem isso não pode ser um motivo para a passividade.

Precisamos entender que, por mais humilde que seja nossa função, somos capazes de gerar mudanças. O fato é que todas as partes são importantes para o funcionamento do todo. Os parafusos não são as principais peças de um motor, mas sem eles o carro quebra.

Regaste o prazer e o amor pelo trabalho, pois ele é instrumento de realização profissional e pessoal, por que separar uma coisa da outra? Será que alguém pode se realizar apenas pessoalmente, ou
apenas profissionalmente? Não será a realização, um sentimento global,
holístico, que inclui a vida como um todo?
Desde pequenos estamos habituados a ouvir mensagens sobre o trabalho, que contribuem para a formação de certas crenças: “trabalho é duro”, “somos escravos do trabalho”, ou “quem trabalha não tem tempo
para ganhar dinheiro”. O que falta para ocuparmos o lugar destas crenças com nossa energia criadora e de realização?
Todos precisam ter claros os objetivos da empresa. Afinal, como é possível se motivar por algo, se não sabemos do que se trata e como funciona?
As atividades a serem cumpridas exigem fundamentações. Temos necessidade de nos sentirmos importantes e de realizarmos um trabalho valorizado dentro do contexto geral da empresa.
Sair da passividade e entrar na superatividade é igualmente ruim.
A natureza nos mostra que depois da atividade vem o repouso, a preparação necessária para um novo período de atividade.

E o repouso é repouso mesmo: de corpo, mente e espírito.

A prática da qualidade em gestão de projetos - uma abordagem reflexiva

Entregar produtos e serviços de qualidade é hoje um dos maiores desafios de um gerentes de projetos, se você se colocar na posição de cons...